Stora företag som säljer datautrustning och licenser till kommunen har arrangerat resor till populära turistorter som San Francisco och Barcelona och bjudit in chefer och förtroendevalda i kommunen.
Under resorna har det funnits gott om tid för nöjen och krogbesök.
Dataföretagen har visserligen skickat räkningar till kommunen för dessa resor – men utan att precisera vad kommunen egentligen betalar för. Resa, konferens, utflykt, nöjen eller middagar?
Kommunens revisorer anser att Intraservice inte följt kommunens riktlinjer och policy mot mutor. Och inte heller skatteverkets eller kommunens egna regler.
Spanaren har tidigare uppmärksammat en resa till en konferens i Seattle, USA i oktober förra året.
Med på resan var Tord Karlsson (S), ordförande i nämnden för Intraservice.
Han hade svårt att minnas exakt vad som gjorts på resan, vem som betalat vad och varför resan tagit tre dagar extra utöver konferens- och resdagar.
– Vi åkte hem direkt dagen efter. Nej, alltså vi hade ingen egen tid i USA, sa han till Spanaren.
Och:
– Vi betalade själva (för frukost, lunch och middagar).
I båda fallen hade han fel som Spanaren då konstaterade. Och som revisorerna nu bekräftar.
”I oktober 2016 genomförde nämndens presidium tillsammans med förvaltningschefen och ytterligare en anställd – en verksamhetschef – ett studiebesök hos Microsoft i Seattle, USA. Besöket föranleddes av en inbjudan från Microsoft som förutom Intraservice även bjudit in representanter för Örebro kommun, Länsstyrelsen samt Göteborgs Stads ramavtalsleverantör (Atea) av bland annat Microsofts programvaror. Syftet med resan var, enligt bifogat beslut om tjänsteresa, att ha en strategisk dialog kring utveckling av it i Göteborg och att få inspiration och information om de möjligheter som staden får i samband med bytet till Office 365. Ankomsten till Seattle ägde rum vid lunchtid lördagen den 8 oktober och hemresan från Seattle skedde på kvällen lördagen den 15 oktober. Vi har erhållit ett program för fyra dagar, från måndagen den 10 oktober till och med torsdagen 13 oktober. Under måndagen är programmet begränsat till två timmar. Under resterande tre dagar utgör studiebesöket heldagsaktiviteter. Studiebesöket avslutas sent torsdag eftermiddag. Hemresan sker lördag eftermiddag. Enligt reseräkningar från presidiets medlemmar framgår att det har betalats ut traktamente för nio dagar”, skriver revisorerna.
Det är inte bara resan till Seattle som granskats. Revisorerna har tittat på tjugo utlandsresor sedan 2014. Femton av dem har gått till USA trots att motsvarande konferenser arrangerats i Europa.
I samtliga fall har Intraservice brutit mot regler på ett eller annat sätt. Ibland allvarligt.
”Chefer vid Intraservice har vid ett par tillfällen deltagit i konferensresor arrangerade av en av Intraservice större leverantörer av konsulttjänster och programlicenser. Leverantören har fakturerat Intraservice för dessa arrangemang, men fakturorna är ospecificerade med avseende på uppehälle, måltider, nöjesinslag, konsertbiljetter och annat, varför det inte går att utläsa vilka kostnader som fakturorna omfattar”, skriver revisorerna bland annat.
”Vi noterar att det under åtminstone en av resorna ingår nöjesinslag, såsom klubbesök under kvällarna och en arenakonsert med en internationell musikartist, samt att det ingår ett par utflykter till utflyktsmål som också utgör populära turistmål.”
”För sexton av de granskade resorna saknas ett detaljerat program där det framgår vilka aktiviteter i form av föreläsningar eller annat den anställde har deltagit i och hur många timmar per dag den anställde har varit på plats på exempelvis en konferens eller mässa.”
”Vid tre av de granskade resorna har chefer på förvaltningen deltagit i resor arrangerade av Intraservice leverantörer. I två av resorna handlar det om en leverantör som i stor omfattning anlitats både när det gäller köp av programlicenser och konsulttjänster. När det gäller dessa två resor rör det sig i bägge fallen om resor under 2014 till stora internationella it-mässor. Cisco Live i San Francisco och HP Discover i Barcelona. Leverantören arrangerar i sammanhanget själva resan, kost och logi samt nöjesaktiviteter. För resorna har leverantören fakturerat Intraservice ett belopp för var och en av deltagarna på resan, men fakturan är ej specificerad.”
Enligt programmet för dessa resor ingår middag på kvällarna.
”Vi kan genom den dokumentation som vi har erhållit från Intraservice inte bedöma nivån på de måltider som ingått vid resorna, men middagarna ska enligt information från förvaltningen ha varit av enklare karaktär med blygsamt inslag av alkohol. Vi kan utläsa i programmet från leverantören läsa att middagen en av dagarna i Barcelona skulle bestå av en god trerättersmiddag vid stranden. Av programmet från Cisco i San Francisco som vi erhållit från leverantören framgår att det rör sig om bättre middagar… På kvällarna ingår besök på musikklubbar och liknande samt en arenakonsert med en internationell musikartist. Vi vet inte i vilken utsträckning personal från Intraservice deltagit i dessa aktiviteter, men vi förutsätter att leverantörens kostnad för dessa aktiviteter är inbäddad i den faktura som skickats till Intraservice…
Vid resan till San Francisco är enligt programmet hela söndagen efter ankomstdagen vikt för nöjesaktiviteter … Likaså är lördagen efter konferensen helt vikt för fri tid för resenären. Utflykterna har enligt vad vi kan utläsa från erhållna underlag bestått av en sightseeing i San Francisco samt en utflykt till Alcatraz och Sausalito i San Francisco.”
I de flesta av de resor som granskats är de kommunanställda på plats mellan två och fyra dagar längre än vad konferensen varar.
Revisorerna drar slutsatsen att så mycket tid ägnats åt nöjen under resorna att ”förmånsbeskattning borde ha skett”.
”Det finns i några fall även en risk att inslaget av nöjesaktiviteter är av sådan omfattning att de enligt vår bedömning skulle kunna vara aktuellt med förmånsbeskattning”, skriver de.
”En förklaring som muntligt framförts till oss när det gäller resor som företas ett par dagar före eller efter avslutad konferens, är att det inte funnits lämpliga flygavgångar vid andra tillfällen. Vår granskning visar dock att de faktiska avrese- och hemresedagarna är identiska med de resedatum som anges i de underlag som föregår resans beställning och som beslutas av förvaltningschefen. Vi bedömer därför att de extra resdagarna och extra vistelsetiden på destinationsorten accepteras och beviljas av förvaltningen.”
”Vår granskning visar att delar av nämnden och anställda tjänstemän under samtliga år från 2014 till och med 2016 har deltagit i resor, konferenser och studiebesök som har arrangerats av ett par av nämndens största leverantörer. Ur ett skatterättsligt perspektiv är det av mindre intresse, såvida det inte finns ett förmånsvärde, men det aktualiserar frågan hur detta ställer sig i relation till stadens policy och riktlinje mot mutor”, skriver de och konstaterar att dessa riktlinjer inte följts.
”Vår bedömning är att nämnden för Intraservice brister i sin interna styrning och kontroll när det gäller Göteborgs Stads riktlinje och policy mot mutor. I ett par fall tangerar eller överskrider resorna vad som kan betraktas som lämpligt. Därmed menar vi att nämnden inte iakttagit andemeningen i stadens riktlinje och policy mot mutor.”
”Att nämnden deltar i konferenser eller studiebesök som arrangeras av ett par av nämndens största leverantörer bör påkalla extra försiktighet. Med tanke på den oklara eller bristande dokumentationen kring vissa av dessa arrangemang aktualiseras enligt vår bedömning risken för förtroendeskada eller risken att det uppstår misstankar om otillbörliga förmåner. Riktlinjerna förutsätter som framgår ovan att anställda och förtroendevalda agerar på ett sätt som motverkar själva misstanken att sådana skulle kunna förekomma.
I de aktuella fallen har det ingått middagar och i vart fall i två av fallen har det dessutom ingått nöjesaktiviteter. I fallet med de resor som i sin helhet arrangerats av Intraservice leverantörer har resan fakturerats. Det faktum att fakturorna är ospecificerade gör dock att det saknas transparens. Det går inte att i efterhand att fastställa vilka kostnader som ingår, om resenären eventuellt betalat något själv på plats eller om det förekommer inslag under resorna som utgör förmåner.”
”Att delta i denna typ av resor, arrangerade av en stor leverantör, är enligt vår bedömning generellt sett alltid förtroendekänsligt. Vi menar att nämnden i samband med de aktuella resorna inte har vidtagit de mått och steg som krävs för att motverka den risk detta medför.”
Läs också:
Konkurrent polisanmäler kommunens affärer med dataföretaget Atea