Det blir inga arbetsrättsliga åtgärder – avskedanden eller varningar – mot fuskande anställda vid Banteknik på Göteborgs spårvägar.
I vart fall inte innan polisutredningen om kopparstölder slutförts.
Det framgår av vd Hans Nilssons svar till visselblåsarenheten.
Spanaren publicerar här hans svar:
”Under 2019 gjordes anmälningar till Göteborgs Stads visselblåsarfunktion gällande misstänkt olovlig användning av verksamhetsfordon, felaktig tidrapportering och hantering av metaller inom affärsområde Banteknik på Göteborgs Spårvägar.
Göteborgs Spårvägar och bolagets nya ledning ser allvarligt på händelserna, som har utretts av KPMG. Händelser som gäller hantering av metallskrot har polisanmälts av Göteborgs Spårvägar.
KPMG:s rapport … visar på avvikelser i arbetssätt, rutiner och uppföljning som har gjort det möjligt att använda fordon eller hantera arbetstid på felaktiga sätt.
Göteborgs Spårvägar har följt upp de avvikelser som kommer fram i rapporten bland annat genom klargörande samtal med berörda medarbetare. Många avvikelser har efter uppföljning bedömts som arbetsrelaterade aktiviteter. Det finns också exempel där avvikelser har godkänts av närmaste chef, exempelvis privat ärende i samband med tjänstekörning.
Göteborgs Spårvägar har under hösten 2019 infört åtgärder för att stoppa möjligheterna till avvikelser från gällande regelverk. Affärsområdet arbetar sedan den 1 november 2019 efter en tydlig handlingsplan som omfattar nya regler, rutiner och instruktioner tillsammans med systematiska utbildningsaktiviteter för att stärka ledarskap, medarbetarskap och kultur för chefer och medarbetare. De berörda områdena utvärderas löpande och resultatet visar tydliga förbättringar när det gäller styrning, uppföljning och kontroll.
Åtgärder kopplade till Visselblåsarfunktionens rekommendationer
1. Överträdelse av regler, riktlinjer, rutiner och lagstiftning
Visselblåsarfunktionen rekommenderar att Göteborgs Spårvägar ska överväga att vidta arbetsrättsliga åtgärder såväl som andra relevanta åtgärder samt klargöra frågan om förmånsbeskattning
1.1 Åtgärder – fordonsanvändning
KPMG:s analys visar att en majoritet av körningar med affärsområdets fordon har skett utan inloggad förare, trots att alla medarbetare skriftligen förbinder sig att logga in via en tag vid varje körning av verksamhetsfordon.
Göteborgs Spårvägar har vidtagit följande åtgärder med start från den 1 november 2019:
De avvikelser som har kommit fram i KPMG:s rapport har Göteborgs Spårvägar följt upp genom dokumentation och klargörande samtal med berörda medarbetare. Resultatet av samtalen visar att:
· KPMG konstaterade i sin rapport att inloggningsgraden i ISA, system för digital körjournal och föraridentifikation, var 30 procent. I flera fall var tekniken ur funktion. Det finns också fall där tekniken var urkopplad. I mars 2020 är inloggningsgraden 95 procent.
· 15 av de 16 långväga körningar som KPMG definierat som avvikande gäller dokumenterade verksamhetsuppdrag. En körning är godkänd av medarbetarens chef i samband med beredskap.
· Uppföljning av misstänkt privat körning i samband med beredskap, avvikande körmönster och körning med verksamhetsfordon under ledig tid har i hög grad godkänts av närmaste chef. Vi kan också konstatera att rutiner och riktlinjer inte har varit tillräckligt tydliga.
Göteborgs Spårvägar arbetar med alla åtgärder som presenteras i tabellen ovan och följer utvecklingen noggrant. Information och utbildning pågår löpande och vid utgången av mars 2020 hade inloggningsgraden i ISA ökat från 30 till 95 procent. Uppföljning av verksamhetsfordons inloggning sker dagligen, veckovis och varje månad.
1.2 Åtgärder – hantering av arbetstid
KPMGs rapport visade att:
· 12 av 78 medarbetare har haft höga nivåer av övertid. I tre fall överskridit maxgränsen på 200 timmar per år.
· Banteknik har sex tjänster i beredskap dygnet runt för att så fort som möjligt säkerställa framkomligheten i spårvagnstrafiken vid olika störningar. Bemanningen av beredskap har bland annat byggt på frivillighet, 10 av 78 medarbetare har stått för en tredjedel av tiden.
· Tillägg för tillfälligt förskjuten arbetstid, så kallade TA-tillägg, utgår när ordinarie schemahantering inte kan genomföras eller uppdrag måste utföras akut. Uttagen av TA-tillägg skiljer sig mellan olika enheter på Banteknik, där enheten Spår och svets står för 43 procent av uttagen.
Åtgärder med start den 1 november 2019
· Nya regler, rutiner och instruktioner
· Ny befattning: Personalplanerare
· Ny metod: Plan – arbete – faktura – lön
· Ny fördelning i enheterna Tjänster och Produktion – ansvaret för att Planera och Följa upp respektive Genomföra har tydliggjorts
· Framtagning av ett nytt tidsregistreringssystem
· Utbildning i arbetsregler och instruktioner – kvittens
· Nya chefer rekryteras
· Personalplanerare kontroll dag/vecka
· Avdelningschef kontroll vecka/månad
Nuläge mars 2020
· Styrning och ledning har förbättrats genom utvecklade metoder
· Uppdrag genomförs på dagtid i högre grad
· Fördelning av övertid och beredskap behöver omfördelas och inte baseras på frivillighet i så hög grad som har skett. I februari 2020 hade övertidsuttaget minskat med 46 procent.
· Års- och ändringsplanering samt uppföljning ska förbättras. I februari 2020 hade det totala uttaget av TA-tillägg minskat med 35 procent.
· Rekrytering intensifieras, då övertid till en viss grad beror på vakanser.
1.3 Arbetsrättsliga åtgärder och fråga om förmånsbeskattning
Göteborgs Spårvägar har övervägt om arbetsrättsliga åtgärder ska vidtas utifrån KPMG:s rapport som omfattar 78 medarbetare. Övervägandena kan delas upp i olika kategorier som beskrivs nedan. Arbetsrättsliga disciplinära åtgärder behöver övervägas per individ (ej i grupp) och ur allvarlighetssynpunkt där avsked, uppsägning eller varning kan utdelas. Arbetsrättsliga åtgärder ska vidtas inom två månader sedan arbetsgivaren fått kännedom om händelsen som ligger till grund för åtgärden.
Avstämning har även skett med arbetsrättslig expertis inom Göteborgs Stad.
1.3.1. Kategori 1: Överväganden utifrån processekonomi och nivå på entuell arbetsrättslig åtgärd:
a. Användning av fordon på beredskapstid
b. Användning av fordon på ledig tid (enstaka tillfällen)
Avsteg inom dessa kategorier har inte utretts vidare. Materialet från KPMG innehåller redovisning av stora mängder data. GSAB ser vid granskning av data att många avvikelser skett från regelverket. Efterforskning har visat att man som arbetsgivare underlåtit att följa upp och säkerställa efterlevnad av rutiner kring användning av fordon. Därtill finns uppgifter om att chefer ska ha gett tillåtelse muntligt om att använda fordon utanför regelverket. Det är tydligt att ledning och styrning behöver skärpas. Individer har oaktat ovan gjort olämpliga personliga val. Kostnaden för att fastställa fakta som grund för en arbetsrättslig disciplinåtgärd av lägsta nivån (varning) har bedömts större än nyttan av att kunna utfärda dessa varningar. Grund för uppsägning alternativt avsked finns ej.
1.3.2. Kategori 2: Överväganden efter faktakontroll:
a. Användning av fordon på ledig tid, flera tillfällen (28) samt kortköp på ledig tid (15)
b. Långväga körning på beredskapstid (1)
Inom kategori 2 tyder data på mer allvarliga avsteg från regelverk än i kategori 1 utifrån frekvens eller omfattning. Göteborgs Spårvägar började med att kontrollera fakta (framförallt gällande arbetstid). Det visade sig finnas feltolkningar i data kring arbetstid och individer sorterades utifrån det till kategori 1. Göteborgs Spårvägar har genomfört samtal med de individer som efter kvalitetssäkring av data kvarstod i kategori 2 (fyra samtal angående fordonsanvändning på ledig tid, fem samtal angående kortköp på ledig tid). I samtliga av dessa fall har individerna kunnat styrka att de arbetat tider som data visat att de varit lediga och/eller har de haft rimliga förklaringar till övriga avsteg som data visat. Vad gäller den långväga körningen till Bengtsfors handlar det om att chef muntligt godkänt resan. Även vid överväganden inom denna kategori blir det tydligt att uppföljning av regelverk, rutiner för rapportering av arbetstid samt ledning och styrning behöver skärpas.
1.3.3 Kategori 3: Överväganden av chefsansvar (2)
Flera chefer inom Banteknik har slutat sina anställningar, det är således inte aktuellt att överväga att vidta arbetsrättsliga åtgärder mot dem. Göteborgs Spårvägar har genomfört samtal med de kvarvarande två chefer som arbetat inom Banteknik under det aktuella tidsintervallet. Samtalen visar att det även inom denna kategori varit otydligt vad som gäller på arbetsplatsen. Problem har påtalats för överordnade chefer utan resultat. Chefen har alltså inte fått hjälp med att lösa frågan av överordnad alternativt ett klargörande om att chefen själv behöver lösa frågan. Grund för uppsägning alternativt avsked bedöms ej finnas. Göteborgs Spårvägar avser inte i nuläget att utdela skriftlig varning.
2. Misstanke om stöld av koppar
Vi inväntar polisutredning.
3. Översyn av styrning, uppföljning och kontroll samt riktlinjer, rutiner och arbetssätt för olika situationer
Göteborgs Spårvägar har startat utvecklingen av ett nytt verksamhetsledningssystem som en grund till ständiga förbättringar. Arbetet ska säkerställa att styrning, ledning, planering, uppföljning och kontroll av verksamheten sker genom tydliga processer, rutiner och arbetssätt som är kända och tillgängliga för alla chefer och medarbetare. Arbetet omfattar hela bolaget.
Verksamheten inom Banteknik kommer att integreras i bolagets säkerhetsordning som idag endast omfattar området spårvagnstrafik. Affärsområdet fortsätter utvecklingen efter den handlingsplan som gäller från den 1 november 2019 och bland annat omfattar följande aktiviteter inom olika områden:
Fordon
· Nya regler, rutiner och instruktioner kring användning av fordon under arbetstid och beredskap
· Förbättrad arbets- och fordonsplanering
· Utökad kontroll av tankning och drivmedelsförbrukning
· Nytt GPS-system
· Utbildning av samtliga medarbetare
· Ny fordonsförvaltning
· Ny uppföljning och kontroll
Arbetstid
· Nya regler, rutiner och instruktioner gällande lön och arbetstid
· Ny funktion för personplanering
· Ny organisation av beredning och planering av arbeten
· Nytt system för tidsregistrering
· Utbildning av samtliga medarbetare
· Ny uppföljning och kontroll
Entreprenadmaterial och metaller
· Nya arbetssätt för att säkerställa korrekt förbrukning av material
· Stöldmärkning av stöldbegärligt material
· Uppgradering av passersystem och skalskydd
· Nya rutiner för materialinventering
· Säkerställa rutiner för hantering av koppar, till exempel uthämtning, montering, nedtagning och återvinning
Arbetsmiljö
· Aktiviteter för att främja organisatorisk och kompetensmässig utveckling
· Ledarutvecklings- och kulturprogram för hela bolaget
· Återkommande utvärderingar och analyser för åtgärder
Status i framdrift av handlingsplanen rapporteras löpande till Göteborgs Spårvägars styrelse.
4. Behov av ett långsiktigt och systematiskt arbete för att förändra bolaget gällande kultur och ledarskap
Visselblåsarfunktionen tar upp tidigare visselblåsartips som rör andra omständigheter än de som utretts gällande Banteknik. Bedömningen är sedan tidigare att det krävs ett långsiktigt och systematiskt arbete för att förändra bolaget i önskvärd riktning gällande kultur och ledarskap.
En ny vd utsågs till Göteborgs Spårvägar i början av september 2019 och under dennes ledning har en genomlysning av verksamheten ägt rum som bland annat har resulterat i en ny organisering av bolaget från den 1 mars 2020.
Utvecklingsarbetet sker i bred förankring från styrelse till vd och avdelningschefer och successivt vidare till varje enskild individ i organisationen. I fokus står en kvalitetsutvecklingsresa med fokus på tydliga mål och förutsättningar att genomföra den utveckling som krävs för att modernisera
Verksamheten inom Banteknik kommer att integreras i bolagets säkerhetsordning som idag endast omfattar området spårvagnstrafik. Affärsområdet fortsätter utvecklingen efter den handlingsplan som gäller från den 1 november 2019 och bland annat omfattar följande aktiviteter inom olika områden:
Fordon
· Nya regler, rutiner och instruktioner kring användning av fordon under arbetstid och beredskap
· Förbättrad arbets- och fordonsplanering
· Utökad kontroll av tankning och drivmedelsförbrukning
· Nytt GPS-system
· Utbildning av samtliga medarbetare
· Ny fordonsförvaltning
· Ny uppföljning och kontroll
Arbetstid
· Nya regler, rutiner och instruktioner gällande lön och arbetstid
· Ny funktion för personplanering
· Ny organisation av beredning och planering av arbeten
· Nytt system för tidsregistrering
· Utbildning av samtliga medarbetare
· Ny uppföljning och kontroll
Entreprenadmaterial och metaller
· Nya arbetssätt för att säkerställa korrekt förbrukning av material
· Stöldmärkning av stöldbegärligt material
· Uppgradering av passersystem och skalskydd
· Nya rutiner för materialinventering
· Säkerställa rutiner för hantering av koppar, till exempel uthämtning, montering, nedtagning och återvinning
Arbetsmiljö
· Aktiviteter för att främja organisatorisk och kompetensmässig utveckling
· Ledarutvecklings- och kulturprogram för hela bolaget
· Återkommande utvärderingar och analyser för åtgärder
Status i framdrift av handlingsplanen rapporteras löpande till Göteborgs Spårvägars styrelse.”