Då jag för många år sedan fick mitt första fasta journalistjobb i Kungsbacka gick jag upp till kommunstyrelsens kansli och bad att få se på deras diarium.
– Ska du? Komma här? Och titta? På våra papper!? undrade damerna på kansliet som jag så småningom lärde känna som både vänliga och hjälpsamma.
Deras förvåning kunde jag senare förstå.
Ingen journalist hade tidigare stört dem och bett att få titta på dagens post. Vilket ju förvånade mig.
Då jag en dag upptäckte att vissa handlingar diarieförts först ett halvt år efter det att de kommit in till kommunen knackade jag på kanslichefens dörr och frågade hur det kunde komma sig.
Han var en vänlig och tillmötesgående man med framtoning av brittisk gentleman.
– Jag får ju många brev som är till mig, sa han och tog fram en pärm och gav mig att bläddra i. En del av breven började ”broder”, ett tilltal som syftade på kanslichefens medlemskap i Rotary.
Jag läste och sa till slut:
– Men hörru! De här breven har du inte fått som medlem i Rotary eller för att du är en trevlig person i största allmänhet utan för att brevskrivarna vill ha din hjälp i din egenskap av kommunens högste tjänsteman.
Han tittade vänligt på mig och sa:
– Jaa, det har du rätt i!
Efter det började kommunen diarieföra posten samma dag den kom in.
Nu, mer än fyrtio år senare, är det inte en självklarhet i den betydligt större staden Göteborg.
Det visar Stadsrevisionens granskning av förvaltningar och bolag under 2015.
Åtskilliga av dem får kritik för hur de hanterar offentliga handlingar och därmed försvårar allmänhetens insyn i verksamheten. Kritik som de fått redan tidigare år men i vissa fall inte åtgärdat.
”Stadsrevisionen rekommenderar (byggnads)nämnden att se till att planavdelningen registrerar upprättade handlingar löpande på ett sätt som säkerställer att allmänheten skyndsamt kan ta del av allmänna handlingar”, skriver Stadsrevisionen och erinrar om att den sa samma sak redan 2013.
”Det är inte tillfredsställande om upprättade handlingar i ett projekt diarieförs först när detaljplanen vunnit laga kraft”, konstaterar revisorerna.
Idrotts- och föreningsnämnden får också kritik:
”Det är av stor betydelse ur såväl formell som praktisk mening att nämnden har en lagenlig och ändamålsenlig dokumenthantering inklusive posthantering, diarieföring samt arkivbildning… nämnden brister i följsamheten mot gällande regelverk eftersom arkivförteckning och arkivbeskrivning saknas. Det finns därmed risk för att allmänhetens möjlighet att ta del av allmänna handlingar försvåras. ”
Liknande kritik riktas mot en lång rad kommunala bolag, bland dem Poseidon, Business Region Göteborg, Framtiden, Göteborgslokaler, Gryaab, Hamnen, Boplats Göteborg, Göteborgs Stadshus och Liseberg.
Gothenburg European Office diarieför, enligt revisionen, över huvud taget inga handlingar. Inkomna och upprättade handlingar sparas i pärmar och inskannade i elektronisk form.
I vissa fall har Stadsrevisionen anonymt genomfört stickprov för att se hur förvaltningar och bolag hanterar en begäran om att få ta del av allmänna handlingar.
Bland andra Kulturförvaltningen dröjde i nio dagar med att lämna ut ett anställningsavtal för ekonomichefen därför att den som fick begäran ”ville stämma av med ekonomichefen” innan avtalet lämnades ut.
Boplats Göteborg svarade inte på en begäran om att få ta del av marknadsansvariges anställningsavtal. Bolaget hävdade senare att begäran inte hade kommit in. Lekmannarevisorerna säger att de varken ”kunnat bevisa eller motbevisa” att bolaget mottagit förfrågan. ”Det är däremot styrkt att samtliga tre mejl (varav två besvarades) skickades till samma adress på bolaget.”
PS
Kungsbacka blev sedermera, i vart fall för en tid, föregångare bland landets kommuner då det gäller öppenhet gentemot massmedia. Så exempelvis skickades handlingar inför kommunstyrelsens och dess arbetsutskotts sammanträden ut till pressen samtidigt som de skickades ut till ledamöterna. Något som Göteborg ännu inte gör trots möjligheten att lägga upp handlingarna på Göteborgs Stads hemsida.